Tâche
Les tâches regroupent toutes les actions commerciales qui ne peuvent être considérées ni comme rendez-vous, ni comme appels.
Elles offrent des caractéristiques et un comportement simplifiés afin de prendre en compte le spectre le plus large d'actions différentes.
Dans le cadre d'une synchronisation avec Outlook :
- Les informations de paramétrage nécessaires à la mise en place de la synchronisation, ainsi que les principes généraux et modalités de forçage de la synchronisation sont disponibles dans la documentation : Synchronisation Sage X3 - Outlook : installation.
- La liste des informations synchronisées, le sens de synchronisation ainsi que les éventuelles particularités qui s'appliquent sont détaillés dans la documentation Synchronisation Sage X3 - Outlook : applications fonctionnelles.
Pré-requis
Reportez-vous à la documentation de Mise en oeuvre
Gestion de l'écran
Les informations relatives à une tâche sont classées dans les onglets Tâche et Compte-rendu, mais peuvent être complétées, modifiées ou supprimées.
En-tête
Présentation
Une tâche peut être générée de trois façons dans Sage X3 :
- Manuellement, directement depuis cette fonction (menu Fichier / Nouveau).
- Automatiquement, lors de l'affectation d'une demande de service à un service commercial.
- Automatiquement, lors de la synchronisation d'une tâche Outlook si celle-ci est active dans le dossier (voir l'aide sur les paramètres CRMSYNC -Gestion de la synchronisation et CRMSYNCTSK - Gestion synchro des tâches) et à la condition que les paramètres de Synchronisationde l'utilisateur courant le permettent.
L'écran d'en-tête permet ainsi d'identifier une tâche dans X3 :
- En lui attribuant un numéro de chrono. Il s'agit d'une clé unique, qui peut être automatiquement incrémentée à partir du compteur ACT ou manuellement renseignée si l'affectation manuelle du compteur ACT est autorisée.
- En spécifiant un site de vente par défaut. La valeur de cette zone dépend d'une manière générale du profil fonction de l'opérateur courant, mais peut dépendre in fine des règles d'affectation automatique des représentant et des sites (paramètres du chapitre CRM, groupe REP : CRMDEFREP - Représentant connecté/défaut, CRMREPSIT - Récupération site représentant, et CRMREPTSK - Rep connecté prioritaire Tâche). Dans tous les cas, un site doit être obligatoirement renseigné.
- En associant un code tiers (Tiers référencé dans le référentiel BPARTNER) et éventuellement un numéro de chrono interlocuteur. Il peut s'agir d'une association soit automatique (le contact par défaut du tiers est pré-chargé, mais reste modifiable), soit manuelle. En effet, le code tiers n'étant pas obligatoire, une tâche X3 peut être saisie au titre d'un interlocuteur indépendant. Plusieurs possibilités sont alors offertes à partir des tunnels accessibles depuis la zone "Interlocuteur". Il est d'abord possible de sélectionner un interlocuteur déjà existant dans la base. Une fenêtre de sélection s'ouvre alors, listant l'ensemble des interlocuteurs déjà référencés. L'utilisateur peut aussi accéder directement à la fonction de gestion des interlocuteurs.
De même, dans le cadre de la gestion des contacts Outlook connus sous l'appellation de correspondants dans X3, il est aussi possible de sélectionner un correspondant déjà existant dans la base. Une fenêtre de sélection s'ouvre alors, listant l'ensemble des correspondants déjà référencés. L'utilisateur peut enfin faire une recherche d'interlocuteurs à partir du menu d'identification "Recherche personne". - En l'associant à une affaire. Plusieurs outils de sélection d'une affaire sont disponibles depuis ce champ. Le premier menu contextuel permet d'afficher la liste des affaires gérées soit pour le tiers, soit pour l'interlocuteur si aucun tiers n'est renseigné. Le deuxième menu contextuel "Affaires" permet d'accéder directement à l'objet Affaires et d'y effectuer la sélection de son choix. Le troisième menu contextuel permet de sélectionner une affaire parmi la liste complète de toutes les affaires saisies dans l'application.
- En lui donnant un statut. Une tâche considérée comme clôturée peut être manuellement cochée "effectuée". Le statut d'une tâche par défaut dépend de la valeur du paramètre général DONDEFTSK - Tâches effectuées par défaut (chapitre CRM, groupe DEF), mais reste modifiable.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 2
Bloc numéro 1
| Ce champ mentionne le site sur lequel est gérée de façon principale la tâche en question. Plusieurs paramètres interviennent dans le pré-chargement du site par défaut. Il peut s'agir du site rattaché au profil fonction de l'utilisateur courant ou du site rattaché au représentant en charge de l'action commerciale (paramètre CRMREPSIT, chapitre CRM, groupe REP). |
| Ce champ permet de stocker la clé unique de l'enregistrement. Cette clé est calculée par le compteur ACT. Par défaut, ce compteur se compose d'un numéro de séquence sur 15 caractères. Ce compteur est livré par défaut avec un fonctionnement automatique, mais son affectation peut être manuelle. Pour assurer un bon fonctionnement de l'objet Tâche, il est vivement conseillé de conserver ces caractéristiques standards. Le compteur ACT est partagé par les objets Tâches, Rendez-vous, Appels et Interventions. En effet, cela permet d'exploiter des fonctionnalités et des états Crystal Report travaillant sur une notion d'activité commerciale au sens large. |
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Il est possible d’identifier une tâche sur la totalité desdifférents types de tiers. Un champ affiché en regard du tierspermet de connaître le type du tiers sélectionné. |
| Ce champ permet d'identifier soit le contact par défaut du tiers mentionné (zone modifiable), soit l'interlocuteur pour lequel la tâche doit être effectuée dans le cas où aucun tiers n'est mentionné. Plusieurs outils de sélection d'interlocuteurs sont disponibles depuis ce champ. Le premier menu contextuel "Sélection" permet de sélectionner un interlocuteur parmi une liste d'interlocuteurs et ce, quel que soit le code tiers mentionné en en-tête de la tâche. Le deuxième menu contextuel "Sélection contacts" permet de sélectionner un contact parmi la liste des interlocuteurs existants et rattachés au tiers saisi en en-tête. Si aucun contact n'est affecté au tiers, aucune liste de sélection de contacts n'est affichée. Le troisième menu contextuel "Sélection correspondants" permet de sélectionner un correspondant parmi la liste complète de tous les correspondants référencés dans l'application. |
| Rappel l'identité complète de l'interlocuteur saisi en en-tête de tâche. |
| Il est possible de rattacher une tâche à un chrono correspondant. Ce chrono peut être sélectionné manuellement directement depuis la zone ou pré-chargé en fonction du chrono interlocuteur préalablement saisi en en-tête de la tâche. |
| Ce champ permet d'identifier l'affaire pour laquelle la tâche doit être effectuée. Plusieurs outils de sélection d'une affaire sont disponibles depuis ce champ. Le premier menu contextuel "Affaires" permet d'accéder directement à l'objet Affaires et d'y effectuer la sélection de son choix. Le deuxième menu contextuel permet de sélectionner une affaire parmi la liste de toutes les affaires rattachées au tiers saisi en en-tête de tâche. Le troisième menu contextuel permet de sélectionner une affaire parmi la liste de toutes les affaires rattachées à l'interlocuteur saisi en en-tête de tâche. |
| Ce champ transforme le statut de la tâche de " A faire " en " Faite ". Cette modification a pour principale conséquence la disparition de la tâche du plan de travail du représentant. |
Onglet Tâche
L'onglet Tâche permet de saisir des informations plus détaillées sur la tâche en cours, ainsi que sur son déroulement (événement déclencheur de la tâche, description des étapes...). Des informations temporelles peuvent être notamment ajoutées (date de début, date d'échéance, retard).
Depuis cet écran, il est aussi possible de saisir un descriptif successif et détaillé d'une tâche.
De même, l'origine d'une tâche peut être amenée à évoluer dans le temps. Pour ce faire, il est possible de déverrouiller par clic-droit le champ Liaison (événement déclencheur), puis de sélectionner un type d'événement, puis un enregistrement en particulier.
Remarques sur l'origine d'une tâche :
Le champ liaison du bloc Origine affiche l'action à l'origine de la création de la tâche. L'origine de la tâche peut être une demande de service (affectation de la demande de service à un service commercial), une campagne marketing, une opération marketing en particulier (publipostage, campagne d'appels, salon profssionnel ou campagne presse), une synchronisation de tâches Outlook. L'origine d'une tâche peut être aussi simplement manuelle (création directe depuis l'objet Tâches).
Quelle que soit l'origine de la tâche, il est toujours possible de déverrouiller a posteriori la zone à partir du menu contextuel disponible par clic-droit. Une fois le champ accessible en saisie, l'utilisateur peut modifier l'origine (sélection de valeurs à partir d'une liste contrôlée). Par exemple, le fait de rattacher une tâche à une campagne marketing a pour intérêt d'alimenter les statistiques de retours de cette campagne.
Toute tâche créée dans Outlook, puis générée dans Sage X3 suite au lancement du traitement de synchronisation, implique que l'origine prendra la valeur "synchronisation". Ceci à la condition que les paramètres de synchronisation le permettent (paramètres CRMSYNC -Gestion de la synchronisation, CRMSYNCTSK - Gestion synchro des tâches, et fonction Synchronisation).
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Bloc numéro 4
Planification
| Ce champ contient la date à partir de laquelle la tâche doit apparaître dans le plan de travail du représentant concerné. Ce champ est positionné par défaut à la date du jour lors de la création d'une nouvelle tâche. |
| Ce champ contient la date pour laquelle la tâche doit être effectuée. Lors de la création d'une nouvelle tâche, cette date est automatiquement définie à la date du jour +1. |
| La catégorie permet de regrouper les tâches à des fins statistiques ou d'identification. La saisie de la zone est facultative, mais les valeurs possibles sont définies dans la table diverse 431. |
| Ce champ indique la priorité affectée à la tâche. La saisie de cette zone est facultative, mais les valeurs possibles sont contrôlées dans la table diverse 405. |
| Ce champ contient le nom du représentant qui doit effectuer la tâche demandée. Plusieurs paramètres interviennent dans l'alimentation de ce champ :
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| Ce champ permet de saisir le nombre de jours de retard au bout desquels le demandeur souhaite être informé dans son plan de travail de la non exécution de la tâche en temps et en heure. |
Description
| Ce champ de type Clob permet de saisir la description de la tâche. |
Origine
| Date courante à laquelle l'action commerciale a été créée. Cette zone n'est pas modifiable. |
| Heure courante à laquelle l'action commerciale a été créée. Cette zone n'est pas modifiable. |
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| Il s'agit du code de l'opérateur courant à l'origine de la création de l'action commerciale. Cette zone n'est pas modifiable. |
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| Lorsque l'origine d'une tâche est une demande de service, une campagne marketing ou une opération marketing, cette zone affiche le numéro d'enregistrement plus exactement lié. |
| Lorsque l'origine d'une tâche est une demande de service, une campagne marketing ou une opération marketing, le numéro de la pièce d'origine est non seulement affiché, mais un numéro de ligne dans l'enregistrement peut être éventuellement associé. |
Icône Actions
Onglet Compte-rendu
Présentation
L'onglet Compte-rendu permet de saisir des commentaires de conclusion sur une tâche, mais aussi d'évaluer le temps passé au titre de la tâche courante.
Champs
Les champs suivants sont présents dans cet onglet :
Compte-rendu
| Ce champ de type clob permet de saisir un compte-rendu complet de la tâche lorsque celle-ci est estimée accomplie. |
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Temps passé
| Lorsqu'une tâche est terminée, il est recommandé d'indiquer le temps consacré à sa réalisation. |
| Ce champ exprime l'unité de temps dans laquelle est exprimée la tâche. |
| Lorsqu'une tâche est terminée, il est recommandé d'indiquer le temps consacré à sa réalisation. |
| Ce champ exprime l'unité de temps dans laquelle est exprimée la tâche. |
| Lorsqu'une action commerciale est achevée, il est recommandé d'enregistrer si cette dernière a permis d'atteindre l'objectif fixé. Ces informations permettront d'établir ultérieurement des statistiques aidant à l'amélioration progressive de l'efficacité des différentes équipes. |
Etats
Par défaut, les états suivants sont associés à la fonction :
BUSINESS1 : Activité commerciale / date
BUSINESS2 : Act commerciale / représentant
Mais ceci peut être modifié par paramétrage.
Barre de menu
Planifier / Actions / Rendez-vous
Le menu "Actions / Planifier / Rendez-vous" de la barre d'outils permet de créer un rendez-vous directement dans la fonction "Rendez-vous".
Planifier / Actions / Appel
Le menu "Actions / Planifier / Appel" de la barre d'outils permet de créer un appel directement dans la fonction "Appel"
Enregistrer / Actions / Rendez-vous
Le menu "Actions / Enregistrer / Rendez-vous" de la barre d'outils permet de créer un rendez-vous directement dans la fonction "Rendez-vous".
Enregistrer / Actions / Appel
Le menu "Actions / Enregistrer / Appel" de la barre d'outils permet de créer un appel directement dans la fonction "Appel".
Enregistrer / Actions / Affaire
Le menu "Actions / Enregistrer / Affaire" de la barre d'outils permet de créer une affaire directement dans la fonction "Affaire".
Enregistrer / Actions / Demande de service
Le menu "Actions / Enregistrer / Demande de service" de la barre d'outils permet de créer une demande de service directement dans la fonction "Demande de service".
Option / Traçabilité pièces
Cette option donne accès, par tunnel, à la fonction de consultation Traçabilité piècespermettant de visualiser et de naviguer dans la hiérarchie des pièces à l'origine ou issues du document.
Messages d'erreur
Outre les messages génériques, les messages d'erreur suivants peuvent apparaître lors de la saisie :
Aucun représentant n'a été affecté. Création refusée.
Ce message est affiché si aucun représentant n'a été renseigné pour la tâche et que l'affectation automatique lors de la création de la tâche a échoué.
Aucun représentant n'est mentionné.
Ce message est affiché lors de la confirmation de la modification d'une tâche. Aucun représentant n'a été renseigné pour la tâche et l'affectation automatique de la tâche a échoué